SOMOS OFAM

MISIÓN

Proveer un servicio integral y personalizado para la administración, registro, control, gestión y reporte de los procesos de comercialización, facturación y recaudo de nuestros contratantes, logrando la optimización de su operación y la reducción de sus costos.

VISIÓN

Distinguirnos como una empresa formadora de profesionales en el área administrativa, con altos estándares de creatividad, compromiso, honestidad y cumplimiento, para que así logremos consolidarnos como líderes en las áreas de nuestro servicio, operando en todo el territorio colombiano para finales del 2018; e iniciando nuestro proceso de internacionalización a partir del 2019, en Norteamérica y toda américa latina.

¿QUÉ HACEMOS?

Administración de bases de datos, generación y distribución electrónica de la facturación, conciliación, gestión de recaudo en etapas preventiva, correctiva, pre-jurídica y jurídica, reportes gerenciales e integración al proceso contable de nuestros contratantes.

¿CÓMO LO HACEMOS?

Un adecuado balance entre la gestión realizada por nuestro experimentado staff de profesionales y la utilización de nuestra plataforma tecnológica que automatiza procesos, trae como consecuencia el éxito en nuestra gestión, logrando así liberar el recurso interno de nuestros contratantes para dedicarlo al desarrollo de su propia actividad, por ende influyendo positivamente en su P&G.

EN OFAM

Fundada en New York en 1996. Se incorpora en Colombia en el 2003, y en la actualidad opera a nivel nacional.

INNOVAMOS PARA LAS EMPRESAS

Diseñamos e implementamos SCORE, sistema de integración empresarial, utilizando tecnología de última generación que permite prestar un servicio en línea y en tiempo real, sin interrupción las 24 horas del día, todo el año.
Implementamos la Tarjeta Recaudo, la cual está debidamente codificada para agilizar y automatizar los procesos de conciliación y recaudo. La tarjeta está avalada por la banca nacional y se usa en todos los canales de recaudo ofrecidos por las instituciones financieras.
No es una tarjeta de crédito, ni débito. Es una tarjeta de identificación que permite sustituir el uso de papel, automatizando el proceso conciliatorio. La facturación es distribuida por medios electrónicos y no se requiere de su impresión, ya que la tarjeta es el instrumento utilizado para realizar los pagos.

BENEFICIOS PARA NUESTROS CLIENTES

1. Utilización adecuada del recurso humando de la empresa.
2. Reducción de al menos de un 30% de los costos incurridos en los procesos de facturación, distribución, contabilización y gestión de recaudo.
3. Disminución de la provisión incobrable.
4. Mejoramiento de las relaciones interpersonales con los clientes.
5. Reportes conciliados en tiempo real y disponible las 24 horas, todo el año.
6. Bases de datos debidamente encriptadas y consignadas en nuestros servidor residente de un centro de altísima seguridad y con una conectividad del 99.9%.
7. Disponibilidad del recaudo inmediatamente en las cuentas del contratante. OFAM no accede al dinero de sus clientes.
8. Tercerización de servicio al cliente y PQRS.

GESTIONAMOS EL RECAUDO EFECTIVO

Como un servicio adicional, y solo para quienes contraten nuestro servicio de outsourcing administrativo, hemos creado RECAUDO EFECTIVO, específico para la recuperación de cartera vencida, entre 30 días y hasta de 3 años.

El contratante entrega la base de datos de la cartera morosa en una plantilla proporcionada por OFAM, la cual es cargada al sistema para ser gestionada bajo los mismos parámetros descritos anteriormente en el proceso.

SCORE

(Sistema de integración empresarial).
Nos enorgullece presentar SCORE, sistema diseñado, programado e implementado para la gestión sistemática de los procesos de facturación, distribución, recaudo, conciliación y reporte. Automatiza el proceso desde la expedición de la factura hasta su debido recado, eliminando la posibilidad de error y el desgaste interno que ello conlleva. Realizamos la distribución de la facturación y su gestión de recaudo por medios electrónicos, con reportes de auditoria para garantizar que el flujo administrativo se cumple en su totalidad.

TARJETA DE RECAUDO

Diseñada por OFAM, se entrega libre de costo a todos los clientes de nuestros contratantes como medio de identificación para la conciliación del recaudo. Con códigos de barras, la tarjeta es admitida en todos los canales de recaudo existentes hoy en día.
La tarjeta y nuestro sistema SCORE, eliminan el uso de papelería, impresión y distribución de la facturación, agilizando los procesos de recaudo, conciliación y reporte. La misma tarjeta puede servir de instrumento para automatizar procesos administrativos y de gestión.

  • ÁGIL 100%

    100% Complete
  • ÁGIL 100%

    100% Complete
  • SEGURO 100%

    100% Complete
  • ECONOMICO 100%

    100% Complete

NUESTROS SERVICIOS

Todos nuestros servicios están diseñados a la medida de las necesidades de nuestros clientes, brindamos soporte técnico en todas nuestras tecnologías automatizadas.

Nuestro sistema realiza la facturación mensual y recurrente de manera automática, nuestros clientes y usuarios son parametrizados y cuando es el caso el sistema se encarga de realizar los ajustes de descuento por pronto pago o recargos moratorios por pagos extemporáneos.
Las novedades que afecten la facturación son reportadas en línea directamente por nuestros contratantes, al igual que la facturación específica y/o variable, las cuales se realizan en línea por medio del aplicativo SCORE.

Beneficios
  • Automática
  • Parametrizada
  • Sin errores
  • Conciliada
  • En línea
  • Rentable

La facturación es distribuida por canales electrónicos, correo y mensajes de texto además de quedar publicada al momento de causarse en nuestro aplicativo SCORE, con acceso las 24 horas del día todo el año para la consulta de los usuarios.

Los usuarios y contratantes pueden acceder a su información permanentemente para realizar consultas, ya que nuestro sistema permite crear usuarios con perfiles determinados.

Los pagos se realizan con códigos de barras para automatizar el proceso y eliminar la posibilidad de error, al mismo tiempo el banco recaudador envía los archivos de recaudo, los cuales por interface concilian automáticamente con el nuestro sistema SCORE.

Manejamos 4 instancias de gestión:

Preventiva, correctiva, pre-jurídica y jurídica, siempre en un ámbito conciliatorio. Nuestra misión es recaudar efectivamente, en la brevedad posible, pero respetando al ser humano. Nos guiamos por las cláusulas de los contratos entre nuestros contratantes y sus clientes, sin extralimitarlas, buscando siempre un acuerdo favorable para las partes, que culmine en un recaudo efectivo sin deteriorar las relaciones comerciales entre clientes y usuarios. No somos una casa de cobranzas.

  • Servicio al Cliente y SCORE realizan una auditoria constante al estado de cartera para que por medio de correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas pregrabadas y personalizadas gestionar el recaudo de la facturación. Nuestro objetivo está centrado más en la validación, que en la cobranza, logrando así una mejor respuesta en nuestra misión de recaudo. Esta etapa se realiza acorde con las directrices de cada uno de nuestros contratantes, sin que exceda los 60 días.

  • Departamento pre-jurídico: Cuando la morosidad llega a 60 días y con previo aviso al usuario, nuestro departamento pre-jurídico es quien de una manera personalizada realiza la gestión. Siempre con respeto se busca un acuerdo de pago para subsanar el estado en que se encuentre la morosidad. Los honorarios incurridos en esta gestión son cargados al moroso, tal como lo establece la Ley. Normalmente en esta instancia es cuando reportamos la morosidad a Centrales de Riesgo, siempre y cuando nuestro contratante tenga la autorización por escrito por parte de sus clientes, para su consulta y reporte.

  • Departamento jurídico: Si la mora llega a 120 días con previo aviso al moroso, nuestro departamento jurídico realiza toda la gestión para presentar las respectivas demandas. Los honorarios son cargados directamente al moroso y no son responsabilidad de nuestro cliente.

• El recaudo se hace directamente a las cuentas bancarias del contratante. OFAM no maneja las cuentas de sus contratantes. Utilizamos todos los canales de recaudo establecidos por la banca: Oficinas, corresponsales no-bancarios, cajeros automáticos, punto de pago Redeban y medio electrónico PSE.

• Realizamos hasta 3 cortes al mes para realizar descuentos por pronto pago si así lo pide el contratante, pago oportuno y pago con recargo moratorio.

SECTORES ECONÓMICOS A LOS QUE SERVIMOS

educación privada

Aseguradoras

Financiero

Servicios Públicos

Cooperativas

Fondos

Copropiedades

Profesionales en salud

nuestros clientes

Estas son algunas de las empresas que le apostaron al mejoramiento y sistematización de sus procesos por medio de nuestro amplio portafolio de servicios.

AXA COLPATRIA

AXA COLPATRIA

COLEGIO MONTESSORI

COLEGIO MONTESSORI

GRANESTACIÓN

centro comercial

GRANESTACIÓN

centro comercial

SEGUROS CONFIANZA

SEGUROS CONFIANZA

ZION

Bussines Group

ZION

Bussines Group

NCG

Nuevo Gimnacio la Cúspide

NCG

Nuevo Gimnacio la Cúspide

ECO KIDS

Jardín infantil

ECO KIDS

Jardín infantil

Congregación de la providencia

Congregación de la providencia

de la sagrada concepción

NISI

Colegio campestre

NISI

Colegio campestre

Gimnacio los almendros

Gimnacio los almendros

San rafael arcagel

San rafael arcagel

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